Egyszerűsített végelszámolásnál szinte mindig felmerül a kérdés az ügyfelek részéről, hogy meddig kell a könyvelési iratokat megőrizni? A köztudatban 5 év van, pedig vannak papírok, amiket több évtizedig is meg kell tartani. De nézzük sorjában:
Mit kell megőrizni?
Nem csak a számlákat! A számlákon kívül ide tartoznak a bevallások, a mérlegek, a leltárak, a munkaügyi papírok (munkaszerződés, bérfizetési jegyzék stb.). A könyvelő által készített kimutatásokat, analitikákat is meg kell őrizni, de általában a könyvelők a saját érdekükben archiválják. Pedig nekik nem kötelességük, mivel a szerződés megszűntekor mindent át kell adniuk, többek között ezeket is. A megőrzés mindig az adózó kötelessége!
Meddig kell megőrizni a könyvelési bizonylatokat, számlákat?
Mindig a bevallás, az adatszolgáltatás beadásának határidejétől számítjuk a megőrzés idejét. Ez az önellenőrzés miatt fontos. Például egy 2018. 09. havi ÁFA bevallás beadásának határideje 2018.10.20-a. Ha 2021.04.15-én önellenőrzést nyújtottunk be a 2018.09. havi bevallásra, akkor már 2021.04.15-e a megőrzés kezdeti dátuma. Ezért érdemes figyelni az önellenőrzések dátumára.
Az sem mindegy, hogy valaki a számviteli törvény hatálya alá tartozik vagy sem! Ez azért fontos, mert a számviteli törvény hosszabb megőrzési időt ír elő! A számviteli törvény csak cégekre vonatkozik, de azok közül is csak azokra, akik nem tartoznak a KATA (kisadózó vállalkozó, nem összekeverendő a KIVÁ-s vállalkozással, aki a számviteli törvény hatálya alá tartozik) vagy az EVA (egyszerűsített vállalkozói adó) törvény hatálya alá. Egyszerűsített végelszámolás esetén figyelni kell arra, hogy a végelszámolás kezdetével a KATA adózás megszűnik (EVA már megszűnt 2020.01.01-től) és a cég a számviteli törvény hatály alá kerül. Így legalább a végelszámolás könyvelési bizonylatait a számviteli törvény hatálya alá tartozókra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni. Az alábbi felsorolás tartalmazza a mit és meddig kérdésekre a választ:
Számviteli törvény hatálya alá tartozó esetében:
- 10 évig: mérleg, leltár és azt kiegészítő analitikák, számlatükör
- 8 évig: számlák, főkönyvi kartonok, pénztárgép szalagok
Számviteli törvény alá nem tartozó esetében:
- 5 évig: számlák, analitikák, leltárak, pénztárgép szalagok
Munkaügyi iratok!
Speciális szabály vonatkozik a munkaügyi iratokra a nyugdíj miatt. Régebben 50-60 évig meg kellett őriznie ezeket, de 2018-ban szabályozták (1997. évi LXXXI. törvény kiegészítése) ezt is, bár nem egyértelmű, hogy a 2018 előtti időszakra is az új jogszabály vonatkozik-e?
Tehát a 2018. évi szabályozás szerint a szolgálati idő és a nyugdíj kiszámításához szükséges kereseti adatokat és az ezzel kapcsolatos munkaügyi iratokat a foglalkoztatott öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően 5 évig meg kell őrizni. Például, egy most 30 éves dolgozó esetében 40 évig (35 + 5 év) kell megtartani. Hiába szűnik meg egy cég egyszerűsített végelszámolással, a megőrzés ideje nem változik, akár évtizedekig is meg kell őrizni ezeket a papírokat.
Fontos tudni, hogy ha nem őrizzük meg az iratokat, akkor mulasztási bírság szabható ki. Ha megszűnt a cég egyszerűsített végelszámolással, akkor az kapja a bírságot, aki vállalta a cég megszűnésekor az iratok őrzését! Ez általában a végelszámoló.
Arra is figyelni kell, hogy a GDPR (Általános Adatvédelmi Törvény) 2018.05.25-től azt írja elő, hogy a személyes adatokat csak addig szabad megőrizni, míg erről a jogszabály rendelkezik. Tovább nem! Nagyon figyelni kell arra, hogy se korábban, se késve ne történjen a papírok selejtezése!